Política de Privacidade

Esta Política descreve como a Mazacode LTDA, inscrita no CNPJ sob o nº 45.655.559/0001-98, operadora da plataforma MedFollowUp ("Plataforma", "nós"), trata dados pessoais, em conformidade com a Lei nº 13.709/2018, Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), com o Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014) e com o Código de Defesa do Consumidor (Lei nº 8.078/1990), no que aplicável.

A MedFollowUp é uma plataforma de secretária de inteligência artificial, CRM e atendimento por WhatsApp para clínicas e consultórios no Brasil. Vendemos software a estabelecimentos de saúde; não prestamos serviços médicos a pacientes.

1. Quem somos e o objetivo desta Política

Operamos a Plataforma com sede em Florianópolis/SC, Brasil. As clínicas acessam a Plataforma em app.medfollowup.com; o site institucional fica em medfollowup.com. Esta Política cobre dois fluxos de dados distintos, com papéis diferentes sob a LGPD. Leia a Seção 2, que determina quem é responsável por cada decisão sobre os seus dados.

2. Papéis sob a LGPD: Controlador e Operador

A LGPD distingue o Controlador (quem decide o tratamento, conforme Art. 5º, VI) do Operador (quem trata os dados em nome do Controlador, conforme Art. 5º, VII). Na MedFollowUp esses papéis variam:

3. Definições (LGPD, Art. 5º)

• Dado pessoal: informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável.
• Dado pessoal sensível: dado sobre saúde, entre outros. Os dados de saúde dos pacientes são sensíveis e recebem proteção reforçada (Art. 11).
• Titular: a pessoa a quem se referem os dados. Tratamento: toda operação com dados (coleta, uso, armazenamento, compartilhamento, eliminação).

4. Dados que coletamos

4.1. Dados da equipe da clínica e do cliente (somos Controladores)

• Cadastro/autenticação: nome, e-mail e foto via login Google (SSO); cargo/perfil; clínica.
• Contato e cobrança: razão social, CNPJ, endereço, contato, plano, faturas e dados para NFS-e. Dados de cartão/PIX são tratados pelo provedor de pagamento (Stripe); não armazenamos número completo de cartão.
• Uso e logs: IP, data/hora, ações no painel e registro de acesso a dados de paciente (segurança/auditoria).

4.2. Dados de pacientes (somos Operadores; a clínica é Controladora)

• Identificação: nome, WhatsApp/telefone, data de nascimento e, quando informado, CPF e plano de saúde; para menores, nome, contato, vínculo e evidência de verificação do responsável.
• Conversas: mensagens no WhatsApp (texto, áudio transcrito, imagens), incl. motivo de contato e preferências.
• Dados de saúde (sensíveis): motivo da consulta, serviço/especialidade, histórico de agendamentos, anotações clínicas, campos personalizados.
• Agenda/relacionamento: consultas, confirmações, faltas, estágio no CRM, datas relevantes (aniversário, retorno, vacinação).
• Configuração/operação da IA: prompt e instruções, tom, FAQ/fontes, serviços, preços, convênios, horários, regras, fluxos, templates, provedor/modelo, entradas, saídas, classificação, encaminhamentos, feedback, versão e logs técnicos.

4.3. Dados de visitantes do site e de quem pede acesso, para medição de anúncios (somos Controladores; somente com consentimento)

Minuta pendente de aprovação jurídica. Trecho alterado em 5 de outubro de 2026 para a medição de anúncios; só vale depois da revisão e aprovação jurídica do titular da Mazacode LTDA.

• Identificadores de clique de anúncio trazidos no endereço da página: gclid, gbraid, wbraid (Google), fbclid (Meta), msclkid (Microsoft), li_fat_id (LinkedIn) e ttclid (TikTok).
• Parâmetros de campanha (UTM), página de entrada, site de origem e um código de referência de 6 caracteres, guardados no seu navegador e levados do site para a plataforma (app.medfollowup.com).
• Cookies e identificadores dos parceiros de anúncios (por exemplo _ga, _gcl_*, _fbp, _fbc, _uet*, _ttp) e os eventos de navegação que eles registram: visualização de página, clique para o WhatsApp, telefone ou e-mail e envio do pedido de acesso.
• E-mail pseudonimizado: no envio do pedido de acesso, o e-mail informado é transformado por SHA-256 no seu navegador e enviado ao Google e à Meta. É dado pessoal pseudonimizado, que cada parceiro compara com os seus próprios registros. O e-mail em texto não é enviado. A Microsoft recebe apenas um identificador aleatório do evento.

Nada disso é coletado ou enviado sem o aceite da medição de anúncios no banner de cookies. Dados de pacientes nunca são usados para medição de anúncios.

Crianças e adolescentes. Quando a clínica atender menor, deverá documentar a hipótese legal, observar seu melhor interesse, prestar informação adequada à idade e verificar o responsável quando necessário. Adotamos minimização, privacidade reforçada e bloqueio da IA para menor sem responsável verificado, com encaminhamento humano. O contato do responsável não autoriza marketing ou outra finalidade incompatível.

5. Para que usamos os dados (finalidades)

• Prestar o serviço: secretária de IA, CRM, agenda, caixa de entrada, fluxos, campanhas, lembretes, acompanhamento pós-consulta, reativação, mensagens de aniversário e vacinação.
• Agendar, confirmar, remarcar e lembrar consultas via WhatsApp oficial da Meta.
• Gerar análises e relatórios para a clínica (sem finalidade publicitária para terceiros).
• Cobrança, faturamento, NFS-e e prevenção a fraude/inadimplência.
• Segurança, auditoria, suporte e cumprimento de obrigações legais.
• Medir o resultado das campanhas de anúncios do próprio MedFollowUp (de qual anúncio veio uma visita, um contato ou um pedido de acesso), somente com consentimento (Seção 4.3). Minuta pendente de aprovação jurídica.

6. Bases legais (LGPD, Arts. 7º e 11)

6.1. Dados da equipe/cliente (não sensíveis)

6.2. Dados sensíveis de saúde (tratamento como Operadora)

Como Operadora, seguimos a base dos Arts. 7º e 11 da LGPD escolhida e documentada pela clínica. A tutela da saúde não deve ser aplicada automaticamente a marketing, campanhas ou reativação. O opt-in exigido pelo WhatsApp deve ser respeitado, mas não substitui, sozinho, a análise da base legal de cada finalidade.

O perfilamento de conversas por IA para identificar oportunidade comercial fica desligado por padrão e não é liberado pelo aceite geral de IA. Sua eventual ativação exige instrução documentada da clínica, avaliação específica de finalidade, necessidade, base legal, transparência e oposição pelo DPO/jurídico, além de aprovação separada registrada na Plataforma.

7. Inteligência artificial e decisões automatizadas

A Plataforma usa IA para redigir respostas administrativas, classificar a intenção da mensagem e conduzir fluxos de agendamento. Modelos probabilísticos podem produzir saída incorreta, inventada ou inesperada. A clínica fornece e aprova a configuração e deve supervisionar as conversas. A IA:

• não realiza diagnóstico, não prescreve e não fornece orientação médica/clínica;
• encaminha emergências ou pedidos de atendimento humano a um atendente da clínica;
• atua dentro dos limites configurados pela clínica.

O atendimento automatizado deve identificar-se como assistente virtual e permitir encaminhamento humano. Informações sobre profissional, CRM/RQE, especialidade, preço, convênio, disponibilidade, endereço, horário ou política devem vir de fonte aprovada pela clínica; ausência, ambiguidade ou conflito exige esclarecimento ou revisão humana, não preenchimento por inferência.

Antes de responder pacientes, a IA exige aceite de go-live, testes e referência da configuração. Estruturação de dado clínico, leitura de foto de medicamento, alerta clínico ou conteúdo de saúde exige aprovação adicional e avaliação de risco; sem esses registros, o processamento permanece tecnicamente bloqueado.

Para prevenir, detectar e investigar saída inadequada, podemos tratar a conversa afetada, configuração, versão do modelo, horário, encaminhamento, feedback e logs técnicos, no mínimo necessário, com acesso restrito e conforme as instruções da clínica e o DPA.

O titular pode solicitar revisão humana de decisões automatizadas (Art. 20) pelos canais da Seção 14.

8. Compartilhamento e suboperadores

Compartilhamos dados com suboperadores selecionados, sob contrato e instruções de tratamento:

8.1. Parceiros de anúncios (controladores independentes)

Minuta pendente de aprovação jurídica. Trecho alterado em 5 de outubro de 2026 para a medição de anúncios; só vale depois da revisão e aprovação jurídica do titular da Mazacode LTDA.

Somente com o seu consentimento, os dados da Seção 4.3 são compartilhados com os parceiros abaixo, que os tratam como controladores independentes, para as suas próprias finalidades de medição e publicidade, conforme as suas políticas de privacidade. Eles não são nossos suboperadores. A entidade de cada parceiro é a indicada nos termos de anúncios que aceitamos com ele, a ser confirmada pelo jurídico.

Também podemos compartilhar: com autoridades (lei/ordem judicial); em reorganização societária; com consultores sob sigilo. Não vendemos dados pessoais. Dados de pacientes e da operação da clínica nunca são usados para publicidade. O único compartilhamento para fins de anúncios é o da Seção 8.1, sobre visitantes do site e quem pede acesso, e só com consentimento.

Esses fornecedores podem registrar metadados e processar conteúdo conforme o serviço contratado, sofrer indisponibilidade ou alterar políticas. A qualificação de cada agente depende do fluxo real e consta do DPA, da Ordem de Serviço e da matriz de transferências aplicável.

9. Transferência internacional (LGPD, Art. 33)

Alguns fornecedores podem tratar dados fora do Brasil. Antes de cada transferência, devem ser identificados exportador, importador, países, dados, finalidade e um mecanismo válido do Art. 33 da LGPD. Quando forem usadas as cláusulas-padrão brasileiras, elas devem integrar o instrumento com o texto integral e inalterado da Resolução CD/ANPD nº 19/2024.

Minuta pendente de aprovação jurídica. Trecho alterado em 5 de outubro de 2026 para a medição de anúncios; só vale depois da revisão e aprovação jurídica do titular da Mazacode LTDA.

Parceiros de anúncios. Quando você aceita a medição de anúncios, os dados da Seção 4.3 são enviados aos parceiros da Seção 8.1, que os tratam nos Estados Unidos, na Irlanda e em outros países onde operam. O banner de cookies informa essa transferência antes do aceite. O mecanismo do Art. 33 de cada parceiro (cláusulas contratuais oferecidas nos termos de anúncios do parceiro ou, na falta delas, o consentimento específico e em destaque do Art. 33, VIII) deve ser confirmado pelo jurídico antes da ativação de cada um.

10. Direitos do titular (LGPD, Art. 18)

Você pode exercer: confirmação e acesso; correção; anonimização, bloqueio ou eliminação; portabilidade; eliminação dos dados tratados com consentimento; informação sobre compartilhamento; revogação do consentimento; e revisão de decisões automatizadas (Art. 20).

Como exercer: use o Portal do Titular ou escreva ao Encarregado (Seção 14). O Portal registra a solicitação e fornece uma referência. Os dados do formulário são criptografados e o histórico de providências tem acesso restrito. Não envie laudo, prontuário, senha ou documento de identidade sem orientação. Para dados de paciente, a clínica (Controladora) é o ponto primário; nós, como Operadores, auxiliamos. Poderemos solicitar informações proporcionais para confirmar sua identidade.

11. Retenção e eliminação

• Dados de paciente: enquanto a clínica for cliente e conforme suas instruções. Encerrado o contrato, devolvemos ou eliminamos os dados (ver DPA), ressalvada guarda legal.
• IA e testes: entradas, saídas, configuração e evidências pelo prazo instruído pela clínica e pelo período adicional estritamente necessário a segurança, incidente ou defesa de direitos.
• Dados fiscais/cobrança: pelos prazos legais. Logs: pelo prazo do Marco Civil, quando aplicável.
• Solicitações de titulares: protocolo, dados de contato e histórico de providências pelo prazo definido na tabela de retenção, considerando prestação de contas, obrigação legal e exercício regular de direitos.
• Pedido de acesso e contato comercial (minuta pendente de aprovação jurídica): e-mail, nome, nome da clínica, telefone e mensagem enviados no formulário de pedido de acesso, usados para responder ao contato e decidir o acesso. Se o pedido não for aprovado, apagamos esses dados 12 meses após a última atualização. Você pode pedir a exclusão a qualquer momento pelo Portal do Titular. Se o pedido for aprovado e a clínica passar a ser cliente, os dados seguem as regras de retenção do cliente.
• Medição de anúncios (minuta pendente de aprovação jurídica): o registro de atribuição fica no seu navegador por até 90 dias. Os cookies dos parceiros seguem os prazos de cada um (por exemplo, _ga até 2 anos, _gcl_au, _fbp e _fbc 90 dias, _uetvid cerca de 13 meses). Os dados recebidos pelos parceiros seguem as políticas de retenção deles.

Retirada do consentimento. Você pode retirar o consentimento a qualquer momento pelo link "revisar minha escolha de cookies" na Política de Cookies. Ao escolher apenas os cookies essenciais, apagamos o registro de atribuição e os cookies de anúncios gravados no nosso domínio, e nenhum novo dado é enviado aos parceiros. Dados que já foram enviados podem ser objeto de pedido diretamente ao parceiro, conforme a política dele.

Após o prazo, os dados são eliminados ou anonimizados de forma segura.

Ficha, conversa e histórico operacional do produto padrão são auxiliares e não substituem prontuário oficial. A Lei nº 13.787/2018 prevê prazo mínimo de 20 anos a partir do último registro para eliminação do prontuário; esse prazo não se aplica automaticamente a todo dado operacional, que segue classificação e instrução da clínica.

12. Segurança da informação (Arts. 46–49)

• Criptografia em trânsito (TLS) e criptografia de campos sensíveis em repouso com AES-256-GCM (ex.: CPF, plano de saúde).
• Controle de acesso por perfil (RBAC) e autenticação via SSO.
• Registro e auditoria de acesso a dados de paciente; isolamento lógico entre clínicas.
• Uso oficial da WhatsApp Business API da Meta.

Como Operadora, avisaremos a clínica sem demora injustificada sobre incidente confirmado que afete seus dados. Como Controladora, se houver risco ou dano relevante, comunicaremos a ANPD e os titulares em 3 dias úteis, conforme a Resolução CD/ANPD nº 15/2024.

Incidentes de segurança com dados pessoais sob nossa responsabilidade, comunicados ou não, são registrados com acesso restrito por pelo menos 5 anos. Resposta insegura da IA é registrada como evento operacional e avaliada para determinar se também constitui incidente de segurança.

13. Tratamento como Operadora: DPA

O tratamento de dados de pacientes em nome da clínica é regido pelo Acordo de Tratamento de Dados Pessoais (DPA), que integra o contrato e detalha obrigações, suboperadores, transferência internacional, incidentes e devolução/eliminação.

14. Encarregado (DPO), ANPD e contato

• Encarregado pelo Tratamento de Dados: nome ou razão social a ser publicado após ato formal de designação; canal operacional suporte@medfollowup.com
• Canal do titular: Portal do Titular ou suporte@medfollowup.com
• ANPD, autoridade competente: gov.br/anpd

Por minimização e segurança, não publicamos CPF, documento de identidade, endereço residencial ou assinatura do Encarregado. Se algum desses dados for necessário para formalização, ficará restrito ao contrato ou instrumento privado de assinatura, com acesso controlado.

15. Cookies, alterações e foro

Minuta pendente de aprovação jurídica. Trecho alterado em 5 de outubro de 2026 para a medição de anúncios; só vale depois da revisão e aprovação jurídica do titular da Mazacode LTDA.

Usamos cookies essenciais e de preferência e, somente com o seu consentimento no banner de cookies, cookies de medição de anúncios dos parceiros da Seção 8.1. Veja a Política de Cookies. Aplicam-se as leis brasileiras e fica eleito o Foro da Comarca de Florianópolis, Estado de Santa Catarina, ressalvadas competência absoluta e o foro assegurado por lei ao consumidor ou titular.

MedFollowUp é um produto da Mazacode LTDA.